Comme promis dans l’article « Mettez de la discipline dans votre process : le tableau d’amélioration continue ou accountability board », je vais vous donner quelques exemples.
Pour ceux qui ne l’auraient pas encore lu, je vous recommande de le lire avant de passer aux exemples. Vous pourrez y accéder en cliquant ici.
Je vous propose un exemple de tableau « journalier » et un « hebdomadaire ».
Qu’est ce que ça veut dire ?
Souvenez-vous, l’accountability board est une sorte de liste des choses à faire par votre équipe, gérée dans une courte réunion. Votre tableau et votre réunion doivent avoir la même fréquence.
Ne poussez pas tout de suite des cris d’ofraie à l’idée d’une réunion journalière. Cette réunion est utile, si vous manquez de temps ou si vous avez trop de réunions, supprimez les autres 
.
De toute façon, entre hebdomadaire et journalier, rares sont ceux qui ont le choix.
Vous avez des objectifs quotidiens ? N produits à fabriquer ou à expédier par jour ? N commandes, demandes, courriers … par jour ? pas de choix pour vous : votre tableau, votre réunion doivent vivre à la même vitesse que votre process.
Si vos objectifs sont à plus longue échéance, vous pouvez choisir. Démarrez avec ce qui vous semble le plus pertinent, voyez ce que ça donne et avisez. Pensez juste à la puissance d’une réactivité quotidienne comparée à celle d’une « hebdomadaire » …
Le tableau d’amélioration continue hebdomadaire
L’exemple suivant est prévu pour 6 semaines (les colonnes sans intitulé). Je vous le dis mais je sais que vous n’en ferez rien, 3 ou 4 semaines suffisent amplement. Au début, les gens veulent de la « visibilité » donc je leur en donne
N’oubliez pas qu’un accountability board n’est pas un planning, encore moins un tableau de charge. C’est fait pour gérer les engagements de chaque personne sur de petites actions. Vous savez le faire à 6 semaines vous ? moi pas …
Il suffit d’écrire le numéro des semaines dans les cases. Si votre support est un tableau effaçable, vous écrivez, sinon mettez le numéro de la semaine sur un post-it.
Le prochain article sera consacré au fonctionnement de l’accountability board. Mais voici tout de même quelques explications :
La colonne avec les « smiley » est faite pour identifier les membres de l’équipe. Une petite photo avec le nom en dessous est parfaite.
La colonne « anciens » recevra les tickets non soldés à la date prévue
La colonne nouveau accueillera toutes les nouvelles idées ou tous les nouveaux problèmes à traiter tant que le responsable ne décidera pas de les mettre en chantier
Les petites cases en dessous de chaque semaine, symbolisent les 5 jours de travail et sont faites pour gérer les congés, les déplacements (c’est, à mon avis, le seul intérêt d’avoir de la « visibilité » sur 6 semaines)
Le tableau d’amélioration continue journalier
Vous retrouvez la colonne pour les photos, la colonne « anciens » du tableau hebdomadaire. Suivent les 5 jours de la semaine avec la petite case pour les congés et les déplacements.
Ensuite, vous avez une vision grossière de la semaine suivante avec les 5 cinq jours symbolisés pour gérer les congés, déplacements … et commencer à positionner des tickets.
Quelques remarques pour finir
Les accountability board occupent l’espace vertical de vos locaux. Dans certains cas, ils sont visibles de loin … donc faites quelque chose de propre et si possible d’agréable à l’oeil (« le lean, c’est beau », dit toujours mon mentor )
Si cet outil existe déjà dans votre société, adoptez le modèle déjà existant, sinon évitez la « cacophonie », définissez un standard.
Je sais par expérience que ce que je vais écrire maintenant ne servira pas à grand chose, mais je l’aurai fait : les modèles qui existent déjà chez vous ou ceux que je vous propose fonctionnent … mettez votre créativité dans des choses qui en valent la peine 
… utilisez les tels qu’ils sont !
Par contre, et ceci n’est pas contradictoire avec ce que je viens d’écrire.
Faire un tableau propre peut prendre du temps. Il ne faut surtout pas que ça retarde sa mise en oeuvre. Dessinez l’accountability board sur un tableau effaçable à sec en attendant d’avoir la version définitive et mettez un ticket à quelqu’un de l’équipe pour la réaliser.
Faites moi part de votre expérience avec les tableaux d’amélioration continue ou de vos questions dans le commentaire ci-après.
A très bientôt
