Le travail standard pour ne plus rien oublier

Avez-vous une bonne mémoire ? une grande expérience ? ou pire les deux ?

Oui ?

Alors il est plus que probable que vous gérez les événements récurrents au « feeling ».

Vous »savez » qu’il est temps …

- de s’occuper de l’inventaire annuel,

- de planifier le solde des congés

- de définir les dates de la fermeture annuelle

- de planifier la révision d’une machine,

- d’organiser tel ou tel événement …

Mais de temps en temps, vous y pensez un peu tard.

Il y a quelques conséquences fâcheuses. Pour rattraper, il faut stresser tout le monde ou faire des choses aussi consommatrices de temps qu’inutiles.

Les gens râlent mais ce n’est jamais bien grave.

Vous promettez de faire mieux l’année prochaine, puis, un problème chassant l’autre, vous changez de sujet.

Intuitivement, vous savez que vous ne pouvez pas continuer comme ça à « porter » tous les événements annuels.

Vous avez bien quelques « pense bêtes » personnels de ci de là mais ce n’est pas très efficace. Si vous êtes absent au mauvais moment, c’est la panique.

Chez moi, la gestion de la maison fonctionne aussi à la mémoire (oui, je sais, un consultant lean devrait faire beaucoup mieux ).

De temps en temps, nous avons aussi quelques « couacs », pas bien graves mais tellement désagréables.

Voici le dernier en date …

20 h 40, la météo annonce – 5 pour la nuit ! Brrr ! un temps à rester bien au chaud …

Mais c’est compter sans mon « excellente » mémoire qui me rappelle, un peu tard, que personne n’a pensé à mettre le voile d’hivernage du camélia.

Et voilà … je suis dans le jardin, les pieds dans la neige, les mains engourdies par le froid, faisant de grands gestes pour me faire repérer par le détecteur de présence afin d’avoir un peu de lumière quand même (il parait que le ridicule ne tue pas … heureusement pour moi )

Je me dis que ça serait quand même plus pratique de jour, avec quelqu’un pour tenir les branches.

En plus je ne suis même pas sûre qu’il ne soit pas trop tard pour ce pauvre camélia. Dommage, ses doubles fleurs rouges sont tellement belles au printemps.

Cette fois c’est décidé : l’an prochain, je ne jouerai plus les Cosettes dans le froid.

Désormais, il y a aura un travail standard pour gérer les tâches récurrentes.

Vous connaissez probablement le travail standard affiché au poste de travail mais peut être moins bien, cette matrice « pense-bête » très simple à mettre en oeuvre … et tellement utile pour éviter les petites pointes d’adrénaline.

En voici un exemple :

En ligne : les tâches à réaliser

En colonne : le temps, ici en semaine. Le mois peut suffire, le jour peut être nécessaire, tout dépend du niveau de précision requis par vos tâches

A l’intersection : une croix pour indiquer que vous devez faire cette tâche à cette période.

Lorsque la tâche est réalisée, vous la coloriez en vert si vous l’avez faite dans les temps, en rouge si vous l’avez faite en retard. Tant qu’elle n’est pas réalisée, vous ne la coloriez pas.

Il suffit ensuite d’une revue hebdomadaire de votre tableau pour vivre sans stress … Elle s’intégrera naturellement dans votre réunion d’amélioration continue et vous prendrez soin de mettre cette revue dans l’agenda standard.

Au fur et à mesure de l’année, vous compléterez manuellement votre liste avec tous les éléments oubliés. En fin d’année, vous mettrez au propre votre liste et vous serez alors en mesure de tenir la promesse que vous avez faite de « faire mieux l’année prochaine ».

Si vous n’avez pas le temps de réfléchir aux tâches à mettre sur la liste, vous aurez bien le temps d’imprimer une matrice vierge et de l’afficher. Vous la remplirez au fur et à mesure .