Une réunion d’amélioration continue dure :

- 10 minutes si elle est quotidienne

- 30 minutes si elle est hebdomadaire

Un challenge pour les débutants ! Avec un peu d’entrainement, quelques bons réflexes, vous y parviendrez vous aussi et sans nuire à la qualité de votre réunion.

Vous avez du mal à y croire ?

Vos collaborateurs râlent après chaque réunion parce qu’elle a duré le double de ce qui était prévu ? Plus   ?

Pourtant, vous avez établi un agenda standard (si vous ne savez pas ce que c’est, je l’explique dans cet article). Vous le suivez scrupuleusement … mais rien n’y fait !

Invariablement, le temps passe à une vitesse folle et vous êtes incapable de respecter la durée impartie.

C’est un phénomène que je connais bien.

Lorsque j’accompagne des équipes qui débutent dans le lean, j’assiste à leurs premières réunions.

J’observe et, à la fin de la réunion, je fais un « debrief » avec l’animateur.

Petit à petit, de nouveaux réflexes s’installent et le timing est de plus en plus respecté. Souvent la réunion se finit même avant …

Je peux alors, sans remords, les laisser voler de leurs propres ailes (du moins sur ce sujet  )

La recette est très simple …

Dans une réunion d’amélioration continue, on commente les performances de la période écoulée, on fait un point sur les engagements pris, on en prend de nouveaux.

Et on ne fait RIEN D’AUTRE

C’est déjà ce que vous faites ?

L’idéal serait de pouvoir filmer la réunion et la visionner après, un peu comme pour les matchs de foot.

Ce que vous faites d’autre que ce que je viens d’écrire vous sauterait aux yeux. Par contre, la méthode ne serait peut être pas très appréciée des représentants du personnel … évitons tout risque et restons théoriques .

Pendant les deux premières réunions, soyez cool, laissez tout le monde (vous y compris), prendre ses repères.

Ensuite, votre objectif doit être de faire une réunion efficace, sympathique mais … dans le temps imparti.

Souvent, on oublie les évidences …

Pour finir à l’heure … démarrez à l’heure

En général, je suis la première dans la zone de communication. Le premier de l’équipe arrive une à deux minutes après l’heure de démarrage officielle (ce n’est d’ailleurs pas toujours l’animateur).

Au bout de deux ou trois minutes, il bat le rappel … le reste de la troupe arrive … vous vous assurez que tout le monde est là … et voilà comment on perd 5 précieuses minutes (ou plus)

En tant qu’animateur, vous devez être exemplaire !

Soyez ponctuel et démarrez à l’heure dite sans vous préoccuper de qui est là ou pas. Ne répétez rien pour les retardataires.

Vous allez voir comme la ponctualité va s’installer au fur et à mesure des réunions si vous arrivez à respecter cette règle …

Ensuite, suivez votre ordre du jour sans vous laisser distraire par ceux qui veulent noyer le poisson et papillonner d’un sujet à l’autre.

Appliquez quelques règles pour revoir  les engagements …

Pas d’état d’âme pour les absents ! S’ils n’ont pas donné d’informations, c’est rouge. Ne perdez pas le précieux temps de tout le monde à essayer de mettre la bonne couleur … là aussi, vous allez voir comme les gens vont se mettre à anticiper aux réunions suivantes 

Un état d’avancement est binaire. Le sujet est FINI ou PAS FINI. « Il reste juste à », « je n’ai plus qu’à … » … n’entrez pas dans les détails, ce n’est pas fini … c’est rouge.

Ne parlez pas des choses terminées. La communication à l’équipe de ce qui a été décidé ou réalisé fait partie intégrante du ticket donc … sur un ticket fini, cette communication a été faite … AVANT la réunion.

Pour un engagement non tenu, n’encouragez pas le responsable à vous raconter l’histoire triste qui justifie son retard. Stoppez le s’il commence.

Dites lui simplement « as tu besoin d’aide pour que ce sujet soit terminé pour la prochaine réunion ? ». S’il vous demande quelque chose, faites lui faire un ticket avec ce qu’il faut faire (ne le faites surtout pas vous même car pendant que vous écrivez … la réunion s’arrête et tout le monde vous regarde écrire … pas très efficace  )

Si le ticket a déjà un point rouge, ça veut dire que c’est la deuxième semaine qu’il est « planté ». Soyez juste plus insistant : « que te faut il pour le terminer pour la prochaine réunion ? » et faites faire le ticket.

S’il a déjà deux points rouges, il y a un malaise qu’il faut que vous compreniez : trop de charge, sujet mal compris, sujet trop gros, responsable pas à l’aise avec le sujet … Vous n’avez pas le temps d’entrer dans les détails pendant la réunion.

Demandez à la personne d’organiser un point d’une demi heure avec vous pour comprendre et faire les tickets qui vont bien … hors réunion.

Une fois tous vos tickets revus, vous arrivez au moment le plus crucial …

Planifiez correctement les nouveaux tickets

Tirez des enseignements des tickets qui attrapent la varicelle. Les causes sont toujours les mêmes :

- Ils sont trop gros. Vous avez confondu ticket et projet

- Vous êtes parti, tête baissée sur un « y a qu’à » … et c’est plus compliqué qu’il n’y paraissait au début.

Comme beaucoup, plus le problème est vieux, plus vous êtes pressé de le solder lorsqu’il refait surface. Un bon conseil : si vous êtes réellement pressé, faites un ticket pour comprendre le problème, vous ne le résoudrez que mieux 

Si vous êtes pressé, vous avez également tendance à dire « je dois le faire cette semaine car c’est important, urgent, embêtant … » . Et vous appliquez  ce beau raisonnement à ce ticket, puis sur un autre … et encore un autre … voire sur plus.

Vous le faites pour vous et vous incitez votre équipe à faire de même …

Vous êtes en train de semer les germes de la varicelle sur votre tableau d’amélioration continue … il y aura bientôt plein de points rouges partout sur vos tickets. Ne confondez pas vitesse d’entrée dans le tableau et … vitesse de sortie.

Repérez plutôt les petits malins qui évitent de prendre des tickets et … commencez à les impliquer. Aidez les … votre « retour sur investissement » sera très intéressant.

Vous avez sans aucun doute d’autres conseils à partager. N’hésitez pas à laisser un commentaire

 

 

A bientôt

 

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