Avez-vous déjà eu l’occasion de vivre une journée de travail à l’issue de laquelle vous aviez fait très exactement ce que vous aviez prévu de faire ? comment vous sentiez-vous ? merveilleusement bien n’est ce pas ?

Et si je vous proposais une méthode pour que ces journées, au lieu d’être exceptionnelles, deviennent la norme ?

Imaginez ! vous pourriez diriger votre service et votre équipe en étant … ZEN du matin au soir, tous les jours de l’année.

Quel changement ! quelle qualité de vie (et pas que pour vous  ) !

Vous avez sans doute déjà essayé plusieurs méthodes, fait des listes, pris de grandes décisions … mais chaque fois c’est la même chose : vous n’êtes pas à votre bureau depuis plus d’une demi heure que tout s’est envolé.

Vous mettez votre casque de pompier et vous courrez d’incendies en réunions. Au passage, vos collaborateurs arrivent parfois à vous attraper et à vous soutirer une décision, une réponse et vous repartez … vers la nouvelle réunion, le nouvel incident.

Le soir venu, vous êtes éreinté. Vous rentrez chez vous avec la désagréable impression d’avoir perdu votre journée malgré l’énergie déployée. Votre liste de choses à faire s’est allongée. Demain, c’est juré vous vous y attelerez quoi qu’il arrive !

Et demain ressemblera probablement à aujourd’hui … dans un processus sans fin.

J’ai bien connu ces situations lorsque je dirigeais des équipes opérationnelles.

Impossible de consacrer du temps aux choses importantes, il y avait trop de choses urgentes à traiter.

C’est à cette époque que j’ai commencé à m’intéresser sérieusement au lean (pour ceux qui ne connaitraient pas cette méthode d’amélioration continue développée par Toyota, j’explique ce que c’est dans cet article).

Plus particulièrement, j’ai pris trois habitudes qui m’ont permis de quitter mon rôle de pompier au profit de mon rôle de manager … pour le plus grand bien de tous.

La première habitude à prendre est de rendre les problèmes visibles.

Il faut les rendre visibles pour qu’ils soient détectés et traités tout de suite.

Explication …

Vous avez un train à prendre. Vous avez environ 10 minutes de marche pour vous rendre à la gare et vous avez décidé de partir de chez vous à 7 heures pour un train partant à 7 h 30.

Vous préparez vos affaires, discutez avec votre famille sans trop prêter attention à l’heure …

7 h 15 ! pas une minute à perdre ! vous partez immédiatement, vous marchez plus vite que prévu mais vous arrivez tout de même à monter dans votre train. A part votre essoufflement passager, l’incident sera sans conséquence.

Imaginez maintenant que votre étourderie vous fasse regarder votre montre 10 minutes plus tard. Même en courant comme un malade, vous n’attraperez pas votre train. Vous allez devoir téléphoner pour prévenir que vous arriverez en retard, prendre un autre train ou votre voiture, éventuellement reprogrammer une autre réunion, un autre jour.

Vous avez peut être raté une vente ou compromis un contrat important.

Entre l’incident qui passe inaperçu et la journée « foutue », il y a … 10 minutes. Une misère mais … qui fait toute la différence.

Dans votre métier, c’est pareil ! Rattraper un produit en retard, une commande en retard … est plus facile qu’en rattraper 10 ou 100.

Ne laissez pas le hasard vous faire découvrir que votre système dévie.

Rendez votre retard visible (le lean parle de management visuel). Voici quelques classiques dont vous pouvez user et abuser :

Affichez votre production par rapport à ce qu’elle devrait être (en rouge si elle est en deçà, en vert si elle est « dans les clous »). Vous trouverez plus de détail sur cet outil en cliquant ici.

Marquez au sol la situation normale et marquer en rouge la situation critique, un peu à la manière d’une jauge qui vous indique que vous êtes dans la zone dangereuse.

Faites une marque rouge sur ce qui est en retard

Disposez ce qui est à faire par jour ou tranche horaire. Mettez une barre verticale rouge pour marquer le jour ou l’heure : tout ce qui est à gauche de la barre est en retard

Vous n’êtes limité que par votre imagination. Libre à vous d’imaginer un visuel plus adapté à votre situation.

L’essentiel est que tout le monde puisse se rendre compte du problème et le traite immédiatement alors qu’il est encore facile à traiter ou donne l’alerte immédiatement si le problème nécessite des compétences autres que celles du terrain.

Une fois le problème identifié, appliquez la deuxième habitude : à chacun son métier, le vôtre est de piloter …

C’est la maintenance qui répare les machines.

C’est l’informatique qui corrige les programmes qui buggent

Ce sont les achats qui gèrent les fournisseurs

Ce sont vos collaborateurs qui font le travail et qui traitent les incidents qu’ils savent traiter (et en manager avisé, vous ferez en sorte qu’ils apprennent à en traiter de plus en plus)

… Pas VOUS !

Votre rôle à vous, c’est de piloter l’activité, d’animer vos équipes, de gérer le progrès et l’amélioration continue … de vous assurer que les problèmes sont résolus rapidement et d’intervenir lorsque ce n’est pas le cas.

Au lieu de leur consacrer du temps lorsqu’ils vous sollicitent, lorsque vous avez quelque chose à leur dire ce qui fait que tout le monde est dérangé tout le temps donc inefficace … faites une réunion d’amélioration continue tous les jours à la même heure.

Vous ne serez dérangé que par les urgences. Pour le reste, les gens attendront naturellement la réunion du lendemain pour vous en parler.

Dans ces réunions, vous suivrez la résolution de ces « urgences » et vous vous assurerez que la cause sera identifiée et traitée également (si vous souhaitez en savoir plus sur les réunions d’amélioration continue, vous pouvez cliquez ici.)

Il y en aura naturellement moins, et vous aurez tous beaucoup plus de temps à consacrer aux choses importantes.

Mais pour arriver à ce résultat …

Il faut appliquer la troisième habitude : organiser son temps

Vos réunions d’amélioration continue sont aussi importantes (voire plus ) que vos réunions avec votre patron ou votre rendez-vous chez le dentiste !

Mettez les dans votre agenda et, sauf cas de force majeure (ou repos bien mérité), mettez le reste autour.

Faites de même pour toutes vos tâches répétitives. Réservez du temps pour elles dans votre agenda. De préférence, le même jour à la même heure … et n’oubliez pas de les reprogrammer (ou de les déléguer) en cas d’empêchement. S’il s’agit de choses importantes, vous n’avez pas le droit de les « zapper »

Ca parait évident mais … sans temps alloué à une tâche, si petite soit elle, il y a peu de chance pour qu’elle soit réalisée ou alors ce sera au prix d’une bonne dose de stress  .

Avec ces trois habitudes vous allez révolutionner votre qualité de vie et celles de vos proches (professionnels ou non). Par contre, ne vous découragez pas au début, il vous faudra un peu de temps pour assimiler votre nouveau rôle et surtout pour en voir les effets.

S’il vous arrive de douter pensez à cette phrase :

Ne juge pas la journée en fonction de la récolte du soir mais d’après les graines que tu as semées.

R.L Stevenson

 

A très bientôt

 

Cet article fait partie de l’événement inter blogueurs organisé par Olivier Roland du blog habitudes zen sur le thème « 3 habitudes indispensables pour être zen au quotidien ». Si vous l’avez aimé, cliquez ici (merci  )

 

Crédit photo: fotolia © Suprijono Suharjoto