Cet article fait suite à l’article « rendez vos réunions efficaces en 5 minutes chrono » que je vous encourage à lire avant celui-ci. Comme promis, vous trouverez ici quelques exemples d’agenda standard.
N’attendez surtout pas ! démarrez tout de suite !
J’entends toujours la même chose : « il faut que je réfléchisse à la liste des points », « que j’en parle avec mon équipe », « que je fasse un document correct » …
Le résultat est toujours le même, trois semaines plus tard, on attend toujours l’agenda standard exhaustif et joli.
Dans certains cas, on l’attendra d’ailleurs encore longtemps 
Pour ce document comme pour le reste, parez au plus pressé …
Ecrivez dans un coin en dessous de votre tableau d’amélioration continue les points que vous êtes sur de devoir traiter et mettez un ticket sur votre accountability board pour faire le joli document.
Et si vous avez oublié quelque chose, vous le rajouterez quand vous en prendrez conscience.
Voici un exemple de ce que j’ai fait récemment pour démarrer sans attendre un accountability board avec un agenda standard
On peut vivre quelques semaines avec ce genre de prototype, le temps de trouver une formule plus définitive, dont voici trois exemples :
Premier exemple : un agenda pour une réunion hebdomadaire
Deuxième exemple : un agenda pour une réunion quotidienne
A gauche, vous avez la liste des participants avec la possibilité de cocher les présents.
Ce n’est pas du « flicage », mais si vous démarrez ce type de réunion, vous constaterez qu’avant que tout le monde (vous y compris) ait bien intégré que la réunion n’était pas facultative, il faudra un peu de temps … que le suivi de présence raccourcira .
Sur la partie droite, vous pourrez griser les jours où vous ne faites pas l’action qui est en regard (dans cet exemple, vous ne ferez la revue des A3 que le mercredi, et les nouvelles de la société que le lundi).
Dans la partie basse, avant la réunion, vous pourrez noter les messages que vous voulez faire passer, les choses importantes à dire … et vous afficherez ce document sur le tableau après la réunion en guise de compte-rendu
Et enfin, un dernier exemple pour une réunion quotidienne ou hebdomadaire
Votre agenda standard comporte la liste à la Prévert de tous les sujets que vous êtes susceptible de traiter dans votre réunion Lean.
Lors de la préparation, vous cochez en partie gauche ceux que vous avez envie d’aborder à la réunion, vous vous notez quelques chiffres ou idées clé.
Pendant la réunion, vous cochez les sujets réellement abordés (au début vous aurez « les yeux plus grands que le ventre », vous ne traiterez pas tout).
Comme pour le modèle précédent, vous afficherez votre document de préparation plus les choses importantes qui seront dites en guise de compte-rendu.
Dans ces exemples, les sujets relèvent tantôt de la production, tantôt du monde plus administratif mais vous pouvez utiliser tous les modèles partout.
Facile d’être efficace ! qu’en pensez-vous ?
Faites moi part de votre avis dans le commentaire ci-après
A bientôt
