Découvrir comment vous débarrasser de vos problèmes, pas pour trois semaines ou pour trois mois mais définitivement, ça vous dit ? alors voyez plutôt …

Vous avez sans aucun doute des problèmes récurrents

Vous pensiez les avoir supprimés et puis … coucou les revoilà, plus coriaces que jamais.

Vous avez essayé plusieurs méthodes, mis en place plusieurs solutions mais … vous avez quelques récalcitrants « qui résistent encore et toujours à l’envahisseur ».

Avec certains, vous avez même fini pour vous résigner. Vous avez baissé les bras devant la fatalité. Vous avez fini par vivre avec. Vous ne les voyez même plus.

J’ai souvent été confrontée à cette situation lorsque je dirigais des équipes opérationnelles mais depuis que je suis consultant, ça ne m’arrive pratiquement plus jamais.

Et vous savez pourquoi ? tout simplement parce que j’interviens en tant que coach dans des secteurs que je connais peu. En tout cas, pas assez pour deviner les causes probables des problèmes et encore moins, pour me permettre de sauter aux conclusions.

Comme je veux être sure de ce qu’on me raconte … je veux des données factuelles et … vérifiées.

Et il se trouve que les résultats sont beaucoup plus efficaces que lorsque je faisais de dangereux raccourcis 

Donc bonne nouvelle pour vous :

« Ce n’est pas parce qu’un problème n’a pas été résolu qu’il est impossible à résoudre »

Ce n’est pas de moi, c’est d’Agatha Christie  .

Comme tout opérationnel, vous avez probablement peu de temps en général et encore moins pour la résolution de problèmes. Il vous faut un outil pour aller aux résultats le plus vite et surtout le plus efficacement possible.

Voici celui que j’utilise …

Ne vous laissez pas abuser par sa simplicité. La plupart des outils lean l’est (si vous ne savez pas ce qu’est le lean, je l’explique ici).

Une bête feuille A4, pratiquement vierge peut faire des miracles  car dans une semaine ou deux semaines, vous saurez tout sur votre problème :

- Les causes

- La fréquence des causes

en un mot : un PARETO.

Vous connaissez probablement l’outil et la loi du même nom :

20 % des causes produisent 80 % des effets (la définition des gens efficaces)

20 % des efforts produisent 80 % des résultats (la définition des paresseux , mais il faut l’être pour être efficace  )

Peut être même en avez vous déjà fait … combien au fait ? peut être pas tant que ça finalement. Parce que, « faire un pareto » ça prend du temps. Vous avez les données pour en faire un sur votre problème majeur (celui dont tout le monde vous parle avant même de vous dire bonjour). Il vous faut juste trois ou quatre heures pour compulser votre historique, trouver les chiffres, trier, mettre sur le papier.

Sauf si votre chef vous menace de choses pas sympathiques du tout, vous allez les trouver quand ces « juste 3 à 4 heures » pour exploiter la richesse incroyable que vous avez dans vos archives ?

Je parierais bien pour la Saint Glinglin  

Avec ma feuille vierge et 5 minutes pour expliquer à l’équipe comment ça marche, vous n’avez aucune raison de ne pas démarrer tout de suite et, dans une semaine, vous connaitrez la cause principale de votre problème sans risque d’erreur.

Comment ça marche ?

Prenons un exemple. Vous souhaitez savoir pourquoi vous n’arrivez pas à livrer vos produits à l’heure.

Nous analysons les résultats de lundi dernier.

Vous avez deux produits qui n’ont pas été livrés parce que votre propre fournisseur était en retard.

Vous allez écrire dans la colonne « cause », retard fournisseur et vous allez colorier deux cases (parce que deux produits) en face en rose, couleur associée au lundi

Vous avez trois produits non livrés parce que votre stock informatique est faux. Il vous indique que vous avez des produits … que vous ne trouvez pas. Vous écrirez « erreur de stock » et vous colorierez 3 cases

Le mardi, vous avez à nouveau un retard fournisseur qui concerne 5 produits. Vous compléterez la ligne « retard fournisseur » en coloriant 5 cases en vert couleur du mardi.

Voilà ce que ça donne …

Votre pareto se fera tout seul, sans consommer de temps et, normalement, vous allez découvrir des causes que vous n’auriez pas soupçonnées sans cette analyse.

Vous allez traiter chaque cause, une à une, en commençant par celles qui produisent le plus de dégâts. Votre problème va s’estomper progressivement pour finir par disparaitre.

A quoi servent les couleurs ?

Tout simplement à repérer la récurrence des causes :

Celles qui reviennent régulièrement avec de petites valeurs mais qui, cumulées, représentent une cause majeure

Celles qui reviennent un jour précis (que se passe t’il ce jour là précisément ?)

Celles qui sont importantes en valeur mais qui ne se  sont produites qu’une fois

Le camion qui se renverse dans le fossé et « plante » 100 produits en une fois sera le grand gagnant de votre pareto mais travailler sur cette cause, totalement exceptionnelle, ne fera aucunement progresser vos résultats. Par contre, s’attaquer à une cause moins importante en valeur mais qui revient tous les jours, ne peut être que bénéfique.

Voilà ! Vous n’avez plus de prétextes pour dire que vos problèmes sont une fatalité et que vous ne pouvez rien faire pour les éliminer. Faites la première étape : comprendre les causes de vos problèmes et savoir à quoi vous attaquer en priorité pour avoir le plus grand impact possible sur vos résultats. Dans un prochain article, je vous apprendrai à les poser correctement puis à les résoudre.

Essayez ! C’est facile et … ça peut rapporter gros  .

Une petite remarque pour finir : ne laisser pas ce pareto dans votre ordinateur. Imprimez le vierge, mettez le au mur, le plus près possible de l’équipe chargée de l’alimenter et faites le vivre … manuellement.

Faites nous partager vos expériences en laissant un commentaire.

A très bientôt

 

 

Crédit photo: fotolia © peshkova