LEAN : Accountability board ou tableau d'amélioration continue

Si vous avez suivi la progression que je vous ai recommandée, vous avez défini votre stratégie, vous l’avez déclinée sur votre A3X, défini vos indicateurs et vos projets (les A3).

Pour réussir votre mise en place du lean, il ne manque qu’une chose, malheureusement rare : la discipline.

Pour l’instaurer sans en avoir l’air , je vous recommande de mettre en place un tableau d’amélioration continue aussi appelé accountability board.

Personnellement, je préfère, le terme anglais, car accountable en anglais veut dire « être responsable » ce qui, à mon sens, réflète mieux l’idée de l’outil que « tableau d’amélioration continue ».

Qu’est ce qu’un accountability board ?

C’est, tout simplement, la liste des choses à faire par votre équipe, vos fonctions support et vous-même pour « prendre soin de votre process » (réparer, améliorer, suivre, faire évoluer en fonction des besoins du marché …).

C’est une sorte de »to do list » collective avec quelques différences majeures :

- La gestion se fait au cours d’une courte réunion avec toute l’équipe

- Chaque action a une échéance que vous négociez avec le responsable

- Les engagements précédents sont revus dans la réunion

- Les idées d’action viennent de tout le monde

- C’est votre outil de management donc vous choisissez les actions à lancer

- Comme toujours dans le Lean, le tableau est affiché

Physiquement, c’est une matrice avec le nom des personnes en ligne et les dates en colonnes. Je vous fournirais quelques modèles dans un prochain article.

Chaque idée est consignée sur un post-it.

Pourquoi met il de la discipline ?

Avez-vous assisté à des réunions où les phrases du type « peux-tu négocier le prix de ce produit ? » « ok pas de problème, je m’en occupe » « super, merci » s’échangent entre les participants ?

C’est plus le début des malentendus que … »super ».

Le demandeur a peut être besoin du prix demain mais il ne l’a pas dit. Son interlocuteur a accepté la tâche, mais ignorant le délai, il le fera en fonction de ses autres priorités, aujourd’hui, demain ou la semaine prochaine.

Le post-il est automatiquement posté en face d’un nom et d’une date. L’équipe peut réagir si elle ne convient pas.

Dans ces mêmes réunions, beaucoup d’idées d’amélioration ou d’innovation sont évoquées, là encore tout le monde trouve que c’est « super » « génial » … puis on parle d’autres choses, et on les oublie.

Les dysfonctionnements évoqués ne connaissent pas un meilleur sort. On acquiesce, on râle … et on parle d’autres chose.

C’est ainsi qu’on entend les mêmes problèmes ou les mêmes idées géniales … pendant des années

Avec l’accountabity board, vous avez un moyen très simple de casser ces mauvaises habitudes et mettre un peu de structure dans votre activité.

Comme l’outil est visuel, vous verrez que certains ont trop de post-it et certains pas du tout … vous pourrez réguler la charge des uns et des autres facilement.

Mais attention, pour que ça marche, il faut que vous aussi soyez discipliné :

- faites la réunion à la fréquence prévue

- ne laissez pas traîner les idées dans la case « à planifier »

- tenez vos engagements sur vos tâches

Quelques bonnes habitudes à prendre dès le départ

Un post-it ne se promène pas, même pour deux minutes. Il reste sur le tableau.

Prévoyez des post-its et des stylos près de votre accountability board (dans une réunion de 10 minutes, vous n’aurez pas le temps de les chercher).

Choisissez une taille (les petits sont suffisants) et respectez là. Un tableau avec des post-its de toutes les tailles et de toutes les couleurs est très moche et n’est pas compatible avec l’esprit du Lean.

Quand vous serez plus avancé dans votre démarche, vous aurez besoin de toute la gamme de couleur des post-its pour identifier les outils qui les ont générés (et ainsi vérifier que tous vos outils fonctionnent bien) donc ne laissez pas les gens choisir la couleur au hasard.

Démarrez avec le jaune pale, le plus fréquent dans les rayons de supermarché.

Dernière remarque : si vous voulez refaire le monde, faites un A3 et mettez un ticket pour faire le A3 . Un post-it (on dit aussi un ticket) dure maximum 10 jours et concerne des tâches élémentaires.